Wydział Organizacyjny
Dane kontaktowe
adres: Pl. Jana Pawła II 6 / ul. Wodna 1
email: WYŚLIJ WIADOMOŚĆ
Zakres działania
W skład wydziału wchodzą:
Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu
Stanowisko ds. Obsługi Archiwum
Biuro Obsługi Interesanta
Stanowisko ds. BHP i P. POŻ.
Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu
- Administrowanie obiektami urzędu oraz gospodarka lokalami biurowymi.
- Realizacja zadań związanych z ochroną i kompleksowym zabezpieczeniem administrowanych obiektów.
- Dbałość o aktualną informację wizualnej w obiektach urzędu.
- Gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem urzędu.
- Prowadzenie spraw związanych z zakupem materiałów biurowych i wyposażenia, za wyjątkiem sprzętu komputerowego, zapewnienie serwisu oraz napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych na potrzeby wydziałów i komórek organizacyjnych urzędu.
- Zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich rejestru i likwidacja.
- Prenumerata prasy, czasopism oraz zakup publikacji książkowych.
- Zapewnienie właściwych warunków materiałowo-technicznych niezbędnych do przeprowadzania sesji, komisji, narad i spotkań okolicznościowych organizowanych na zlecenie prezydenta.
- Obsługa sekretariatów w urzędzie.
- Obsługa techniczno-organizacyjna oraz protokołowanie spotkań organizowanych przez prezydenta i jego zastępców
- Ustalanie terminów spotkań interesantów z prezydentem i jego zastępcami, prowadzenie stosownej dokumentacji oraz współpraca z Biurem Obsługi
- Interesanta w tym zakresie.
- Obsługa administracyjna i zabezpieczenie warunków techniczno-materiałowych pracy obwodowych komisji wyborczych oraz wykonywanie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem na obszarze miasta wyborów powszechnych i referendów.
- Organizacja całokształtu zabezpieczenia logistycznego umożliwiająca działanie Stałego Dyżuru w ramach Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
- Prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji budynków i lokali urzędu.
- Prowadzenie bieżących napraw wyposażenia urzędu.
- Zapewnienie utrzymania należytego porządku i czystości w budynkach i na terenie posesji urzędu.
- Zapewnienie dekoracji i oflagowania budynków urzędu.
- Zapewnienie prawidłowego stanu technicznego i funkcjonowania pojazdów służbowych.
- Przeprowadzanie wymaganych przeglądów technicznych pojazdów służbowych.
- Prowadzenie wymaganej przepisami ewidencji przebiegu pojazdów służbowych.
- Prowadzenie wymaganej przepisami dokumentacji technicznej budynków.
- Bieżąca kontrola stanu technicznego urządzeń i prowadzenie wymaganej w tym zakresie dokumentacji.
Stanowisko ds. Obsługi Archiwum
- Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
- Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji.
- Prowadzenie ewidencji zasobu archiwum.
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
- Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
- Udostepnianie przechowywanej dokumentacji.
- Przeprowadzanie kwerend archiwalnych.
- Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
- Przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
- Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego.
- Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją we współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
- Kompletowanie, porządkowanie i udostępnianie przepisów prawnych oraz ich archiwizacja.
Biuro Obsługi Interesanta
- Obsługa interesantów w zakresie kompleksowej informacji z zakresu funkcjonowania urzędu.
- Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu w formie papierowej i elektronicznej.
- Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz opracowywanie okresowych analiz skarg i wniosków mieszkańców kierowanych do prezydenta.
- Prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej.
- Prowadzenie rejestru spraw wywieszanych na tablicy ogłoszeń.
- Prowadzenie rejestru odwołań od wydanych przez Prezydenta decyzji administracyjnych.
- Prowadzenie rejestru decyzji i postanowień SKO dotyczących wydanych decyzji administracyjnych prezydenta.
- Zapewnienie właściwego doręczania i odbioru korespondencji urzędowej.
- Prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta
- Obsługa centrali telefonicznej.
- Rozdział prasy na poszczególne wydziały urzędu.
- Przygotowywanie korespondencji urzędowej wysyłanej za pośrednictwem poczty.
- Wstępna rejestracja interesantów i prowadzenie stosownej dokumentacji w tym zakresie.
Stanowisko ds. BHP i P. POŻ
- Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa pracy i p.poż.; opracowywanie i przedkładanie wniosków odnośnie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego urzędu.
- Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i pożarowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.
- Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków.
- Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
- Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowozatrudnionych pracowników.
- Opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego i przedstawianie ich do akceptacji Prezydentowi Miasta.
- Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników.
- Prowadzenie instruktaży wstępnych, ogólnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego dla nowozatrudnionych pracowników i innych osób zatrudnionych w Urzędzie; prowadzenie ćwiczeń związanych z ewakuacją Urzędu na wypadek zagrożeń.
- Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością działania sprzętu i urządzeń p.poż., oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych.
- Wykonywanie innych poleceń dotyczących spraw bezpieczeństwa i higieny zleconych przez bezpośredniego przełożonego.
Referat ds. Obsługi Przedsiębiorców
- Przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
- Przekazywanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji, zezwoleń, licencji oraz o wpisie do rejestru dzialaności regulowanej, zakazie wykonywania dzialalności określonej we spisie oraz o wykresleniu z rejestru.
- Wydawanie licencji i zezwoleń na: sprzedaż napojów alkoholowych.
- Udzielanie licencji na wykonanie transportu drogowego taksówką osobową.
- Wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów na liniach komunikacji miejskiej.
- Wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną oraz decyzji w sprawach czasowego odbierania zwierząt domowych.
- Wydawanie decyzji na uprawę maku lub konopii włóknistych.
- Prowadzenie targowisk miejskich.
- Realizacja zadań dotyczących działalności rolniczej w tym w szczególności wydawanie decyzji w sprawach zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego.
- Prowadzenie spraw dotyczących obiektów innych niż hotele, w których świadczone są usługi hotelarskie.
- Udział w pracach komisji ds. szacowania szkód w gospodarstwach rolnych spowodowanych działaniem niekorzystnych zjawisk atmosferycznych i przesyłanie wniosków do dalszego wykorzystania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
- Udzielanie informacji przedsiębiorcom w zakresie wspierania rozwoju działalności gospodarczej.
Redakcja podstrony
- Podmiot udostępniający informację
- Urząd Miasta Ciechanów
- Pierwsza publikacja
- Paweł Żochowski 2016-07-22 10:43
- Aktualizacja publikacji
- Mateusz Fila 2020-01-02 08:55
- Wytworzenie publikacji
- Gmina Miejska Ciechanów
- Zatwierdzenie
- Fila Mateusz 2020-01-02 08:55