Wydział Organizacyjny

Dane kontaktowe

adres: Pl. Jana Pawła II 6 / ul. Wodna 1
email: WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

Zakres działania

W skład wydziału wchodzą:
Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu
Stanowisko ds. Obsługi Archiwum
Biuro Obsługi Interesanta
Stanowisko ds. BHP i P. POŻ.

Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu

• Administrowanie obiektami urzędu oraz gospodarka lokalami biurowymi.
• Realizacja zadań związanych z ochroną i kompleksowym zabezpieczeniem administrowanych obiektów.
• Dbałość o aktualną informację wizualnej w obiektach urzędu.
• Gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem urzędu.
• Prowadzenie spraw związanych z zakupem materiałów biurowych i wyposażenia, za wyjątkiem sprzętu komputerowego, zapewnienie serwisu oraz napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych na potrzeby wydziałów i komórek organizacyjnych urzędu.
• Zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich rejestru i likwidacja.
• Prenumerata prasy, czasopism oraz zakup publikacji książkowych.
• Zapewnienie właściwych warunków materiałowo-technicznych niezbędnych do przeprowadzania sesji, komisji, narad i spotkań okolicznościowych organizowanych na zlecenie prezydenta.
• Obsługa sekretariatów w urzędzie.
• Obsługa techniczno-organizacyjna oraz protokołowanie spotkań organizowanych przez prezydenta i jego zastępców
• Ustalanie terminów spotkań interesantów z prezydentem i jego zastępcami, prowadzenie stosownej dokumentacji oraz współpraca z Biurem Obsługi
• Interesanta w tym zakresie.
• Obsługa administracyjna i zabezpieczenie warunków techniczno-materiałowych pracy obwodowych komisji wyborczych oraz wykonywanie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem na obszarze miasta wyborów powszechnych i referendów.
• Organizacja całokształtu zabezpieczenia logistycznego umożliwiająca działanie Stałego Dyżuru w ramach Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
• Prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji budynków i lokali urzędu.
• Prowadzenie bieżących napraw wyposażenia urzędu.
• Zapewnienie utrzymania należytego porządku i czystości w budynkach i na terenie posesji urzędu.
• Zapewnienie dekoracji i oflagowania budynków urzędu.
• Zapewnienie prawidłowego stanu technicznego i funkcjonowania pojazdów służbowych.
• Przeprowadzanie wymaganych przeglądów technicznych pojazdów służbowych.
• Prowadzenie wymaganej przepisami ewidencji przebiegu pojazdów służbowych.
• Prowadzenie wymaganej przepisami dokumentacji technicznej budynków.
• Bieżąca kontrola stanu technicznego urządzeń i prowadzenie wymaganej w tym zakresie dokumentacji.

Stanowisko ds. Obsługi Archiwum

• Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji.
• Prowadzenie ewidencji zasobu archiwum.
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
• Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
• Udostepnianie przechowywanej dokumentacji.
• Przeprowadzanie kwerend archiwalnych.
• Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
• Przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
• Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego.
• Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją we współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
• Kompletowanie, porządkowanie i udostępnianie przepisów prawnych oraz ich archiwizacja.

Biuro Obsługi Interesanta

• Obsługa interesantów w zakresie kompleksowej informacji z zakresu funkcjonowania urzędu.
• Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu w formie papierowej i elektronicznej.
• Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz opracowywanie okresowych analiz skarg i wniosków mieszkańców kierowanych do prezydenta.
• Prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej.
• Prowadzenie rejestru spraw wywieszanych na tablicy ogłoszeń.
• Prowadzenie rejestru odwołań od wydanych przez Prezydenta decyzji administracyjnych.
• Prowadzenie rejestru decyzji i postanowień SKO dotyczących wydanych decyzji administracyjnych prezydenta.
• Zapewnienie właściwego doręczania i odbioru korespondencji urzędowej.
• Prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta
• Obsługa centrali telefonicznej.
• Rozdział prasy na poszczególne wydziały urzędu.
• Przygotowywanie korespondencji urzędowej wysyłanej za pośrednictwem poczty.
• Wstępna rejestracja interesantów i prowadzenie stosownej dokumentacji w tym zakresie.

Stanowisko ds. BHP i P. POŻ

• Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa pracy i p.poż.; opracowywanie i przedkładanie wniosków odnośnie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego urzędu.
• Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i pożarowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.
• Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków.
• Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
• Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowozatrudnionych pracowników.
• Opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego i przedstawianie ich do akceptacji Prezydentowi Miasta.
• Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników.
• Prowadzenie instruktaży wstępnych, ogólnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego dla nowozatrudnionych pracowników i innych osób zatrudnionych w Urzędzie; prowadzenie ćwiczeń związanych z ewakuacją Urzędu na wypadek zagrożeń.
• Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością działania sprzętu i urządzeń p.poż., oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych.
• Wykonywanie innych poleceń dotyczących spraw bezpieczeństwa i higieny zleconych przez bezpośredniego przełożonego.

Referat ds. Obsługi Przedsiębiorców

• Przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
• Przekazywanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji, zezwoleń, licencji oraz o wpisie do rejestru dzialaności regulowanej, zakazie wykonywania dzialalności określonej we spisie oraz o wykresleniu z rejestru.
• Wydawanie licencji i zezwoleń na: sprzedaż napojów alkoholowych.
• Udzielanie licencji na wykonanie transportu drogowego taksówką osobową.
• Wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów na liniach komunikacji miejskiej.
• Wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną oraz decyzji w sprawach czasowego odbierania zwierząt domowych.
• Wydawanie decyzji na uprawę maku lub konopii włóknistych.
• Prowadzenie targowisk miejskich.
• Realizacja zadań dotyczących działalności rolniczej w tym w szczególności wydawanie decyzji w sprawach zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego.
• Prowadzenie spraw dotyczących obiektów innych niż hotele, w których świadczone są usługi hotelarskie.
• Udział w pracach komisji ds. szacowania szkód w gospodarstwach rolnych spowodowanych działaniem niekorzystnych zjawisk atmosferycznych i przesyłanie wniosków do dalszego wykorzystania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
• Udzielanie informacji przedsiębiorcom w zakresie wspierania rozwoju działalności gospodarczej.