Strategia Informatyzacji UM

STRATEGIA INFORMATYZACJI URZĘDU MIASTA CIECHANÓW

W nowych realiach gospodarczych oraz politycznych (akcesja do struktur Unii Europejskiej) rola i znaczenie szybko uzyskiwanej, wiarygodnej informacji staje się głównym czynnikiem sukcesu w prowadzeniu realnej i adekwatnej do potrzeb polityki zarządzania. Struktury samorządowe nie są tutaj żadnym wyjątkiem a wręcz przeciwnie - to tutaj upatruje się potrzebę powszechnego zastosowania jak najbardziej racjonalnych a zarazem wyważonych społecznie decyzji na najwyższym poziomie zarządczym, począwszy od Prezydenta Miasta i Kadry Kierowniczej Urzędu aż po szeregowych pracowników włącznie. To dla nich konieczne są informatyczne narzędzia wspomagające sprawne i wiarygodne podejmowanie decyzji.

Wydaje się, że obecnie nie stawia się pytania: „Czy przeprowadzać komputeryzację (informatyzację) Urzędu?”, lecz raczej oczekuje się odpowiedzi: „W jaki sposób i w jakim zakresie skutecznie oraz efektywnie (finansowo) wdrożyć nowe technologie informatyczne?”. Proces informatyzacji Urzędu powinno się traktować tak, jak każdy inny rodzaj działań i inwestycji, które wnoszą do organizacji zmiany ilościowe i jakościowe.

Dlatego krytyczne jest tutaj znalezienie odpowiedzi na pytania:

• Co chcemy osiągnąć za pomocą procesu informatyzacji?
• Jakie obszary naszej organizacji chcemy wspierać technologicznie ?
• Jaka jest nasza misja i cele strategiczne? Czy i w jakim zakresie wspierać je będzie właśnie informatyka?
• Jakie środki finansowe możemy i chcemy przeznaczyć dla osiągnięcia zamierzonych celów?
• Jaka jest „najlepsza” koncepcja, sposób wdrożenia oraz droga dalszego utrzymania oraz rozwoju systemu informacyjnego Urzędu?

Właśnie na te i nie tylko te pytania odpowiada niniejsza „Strategia Informatyzacji Urzędu Miasta Ciechanów” stanowiąca wykładnię do szerszych działań w obszarze budowy podstaw społeczeństwa informacyjnego w mieście Ciechanów, dla którego Urząd może stać się „centralnym ośrodkiem” inspirującym rozwój nowych technologii komunikacyjnych.

Produktem końcowym opracowania Strategii Informatyzacji jest Raport Końcowy, który zgodnie z podejściem metodycznym (Patrz rysunek 1 – Dwa podejścia procesu informatyzacji Urzędu) dostarcza informacji nt. istotnych celów biznesowych i wymagań, spodziewanych efektów, kosztów oraz sposobu realizacji włącznie z wstępnym harmonogramem planowanych etapowych przedsięwzięć informatycznych. 

Takie podejście do procesu informatyzacji Urzędu to nie tylko przykład dobrej praktyki sektora biznesowego, ale również wzorowa realizacja dyscypliny budżetowej, w której to każde działania niosące za sobą znaczące zobowiązanie finansowe powinno się poprzedzić w jakimś zakresie stosowną analizą merytoryczną i finansową …de facto : swoistym biznes planem zawierającym określony plan działania oraz odpowiadający jemu szacunkowy kosztorys.

Misją „informatyzacji” powinno być zwiększenie efektywności, inaczej sprawności działania Urzędu Miasta Ciechanów w zakresie świadczenia usług publicznych, przy jednoczesnej przejrzystości funkcjonowania Urzędu jako organu administracji samorządowej.