Zgłoszenia zewnętrzne
Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych w Urzędzie Miasta Ciechanów w związku z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dziennik Ustaw z 2024 pozycja 928)
ZGŁASZANIE NARUSZENIA:
- Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie.
- Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane na wniosek osoby uprawnionej do dokonania zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku za zgodą osoby uprawnionej do dokonania zgłoszenia zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy - umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- spisania protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez Koordynatora do spraw obsługi zgłoszeń. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
- Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
- Zgłoszenie naruszenia, o którym mowa w ustępie 3 powyżej mogą być przekazywane za pomocą:
- dedykowanej skrzynki mailowej: zgloszenia@umciechanow.pl;
- wypełnionego formularza zgłoszenia naruszenia oraz przesłanie go Koordynatorowi do spraw obsługi zgłoszeń – na adres: Urząd Miasta Ciechanów, Plac Jana Pawła II 6, 06-400 Ciechanów z dopiskiem na kopercie „Koordynator do spraw obsługi zgłoszeń”.
- Formularz zgłoszenia naruszenia stanowi załącznik do Zarządzenia Nr 218/2024 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 24 grudnia 2024 roku
- Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszenia,
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia,
- wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia,
- wskazanie ewentualnych świadków naruszenia,
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia.
- Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
- Wskazane kanały komunikacji:
- są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności podmiotu publicznego;
- zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
- pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
WARUNKI OBJĘCIA OCHRONĄ SYGNALISTY:
- Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić naruszenie, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
- Status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
- Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje Koordynator do spraw obsługi zgłoszeń.
- Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.
- Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.
- Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
- Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.
- Prezydent Miasta Ciechanów zapewnia ochronę sygnalisty poprzez:
- ochronę tożsamości, chyba że wyrazi on zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych;
- ochronę poufności tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie ich dotyczy;
- udziału w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
- zapewnienie, że dostęp do danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów.
- Na żądanie sygnalisty w terminie miesiąca od jego otrzymania, wydaje się zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
- Dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach.
- Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że nie stanowią one czynu zabronionego.
- Prezydent, w przypadku sygnalisty będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:
- ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;
- ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;
- niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;
- nienakładania obowiązku lub odmowy przyznania, ograniczenia lub odebrania uprawnienia na przykład do koncesji, zezwolenia lub ulgi;
- doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty;
- ochronie sygnalisty przed nieuzasadnionym pogorszeniem jego sytuacji prawnej
i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:- rozwiązania umowy o pracę,
- zmiany zakresu czynności,
- przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,
- degradacji stanowiskowej, płacowej, uniemożliwianiu podnoszenia kwalifikacji, nieuzasadnionego pomniejszenia dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii,
- zmiany warunków świadczenia pracy (na przykład nieuzasadnionego zmniejszenia wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowy udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego).
- W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, ma on prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
- Środki ochrony sygnalisty stosuje się także w stosunku do:
- osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
- osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI ZEWNĘTRZNYMI:
- Koordynator do spraw obsługi zgłoszeń:
- przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
- dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:
- zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Prezydenta, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
- zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń z zakresu działania Prezydenta – rozpatruje zgłoszenie.
- W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz naruszeń z zakresu działania Prezydenta, Koordynator do spraw obsługi zgłoszeń podejmuje:
- działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
- przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Prezydent ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty,
- informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
- informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
- zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
- prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – ich podanie jest dobrowolne.
- W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Koordynator do spraw obsługi zgłoszeń może nie podjąć działań następczych.
- W przypadku odstąpienia od podjęcia działań następczych sygnaliście zostaje przekazana informacja z podaniem uzasadnienia o przyczynach odstąpienia. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.
- W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
- jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
- innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
- Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.
Format | Data publikacji / aktualizacji | Nazwa pliku (kliknij aby pobrać) | Pobierz | Zobacz |
---|---|---|---|---|
Kategoria: Pliki | ||||
2025-01-27 |
Zarządzenie Nr 218/2024 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 24 grudnia 2024 roku w sprawie ustalenia „Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Ciechanów"
Zobacz:
rejestr zmian pliku,
ilość pobrań: 30
|
Zarządzenie Nr 218/2024 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 24 grudnia 2024 roku w sprawie ustalenia „Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Ciechanów" 115,37KB | zobacz | |
2025-01-27 |
Załącznik do Zarządzenia Nr 218/2024 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 24 grudnia 2024 r.
Zobacz:
rejestr zmian pliku,
ilość pobrań: 29
|
Załącznik do Zarządzenia Nr 218/2024 Prezydenta Miasta Ciechanów z dnia 24 grudnia 2024 r. 338,16KB | zobacz |
Redakcja podstrony
- Podmiot udostępniający informację
- Urząd Miasta Ciechanów
- Pierwsza publikacja
- Kacper Tartas 2025-01-27 08:12
- Aktualizacja publikacji
- Wytworzenie publikacji
- Lipowski Radosław 2025-01-27 08:11
- Zatwierdzenie
- Lipowski Radosław 2025-01-27 08:11