BIP

Wydział Organizacyjny

Dane kontaktowe

adres: Pl. Jana Pawła II 6 / ul. Wodna 1
email:

Zakres działania

W skład wydziału wchodzą:
Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu
Stanowisko ds. Obsługi Archiwum
Biuro Obsługi Interesanta
Stanowisko ds. Procesów IT
Stanowisko ds. BHP i P. POŻ.

Referat Obsługi Administracyjnej Urzędu

  • Administrowanie obiektami urzędu oraz gospodarka lokalami biurowymi.
  • Realizacja zadań związanych z ochroną i kompleksowym zabezpieczeniem administrowanych obiektów.
  • Dbałość o aktualną informację wizualnej w obiektach urzędu.
  • Gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem urzędu.
  • Prowadzenie spraw związanych z zakupem materiałów biurowych i wyposażenia, za wyjątkiem sprzętu komputerowego, zapewnienie serwisu oraz napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych na potrzeby wydziałów i komórek organizacyjnych urzędu.
  • Zamawianie pieczęci urzędowych, prowadzenie ich rejestru i likwidacja.
  • Prenumerata prasy, czasopism oraz zakup publikacji książkowych.
  • Zapewnienie właściwych warunków materiałowo-technicznych niezbędnych do przeprowadzania sesji, komisji, narad i spotkań okolicznościowych organizowanych na zlecenie prezydenta.
  • Obsługa sekretariatów w urzędzie.
  • Obsługa techniczno-organizacyjna oraz protokołowanie spotkań organizowanych przez prezydenta i jego zastępców
  • Ustalanie terminów spotkań interesantów z prezydentem i jego zastępcami, prowadzenie stosownej dokumentacji oraz współpraca z Biurem Obsługi
  • Interesanta w tym zakresie.
  • Obsługa administracyjna i zabezpieczenie warunków techniczno-materiałowych pracy obwodowych komisji wyborczych oraz wykonywanie zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem na obszarze miasta wyborów powszechnych i referendów.
  • Organizacja całokształtu zabezpieczenia logistycznego umożliwiająca działanie Stałego Dyżuru w ramach Miejskiego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
  • Prowadzenie bieżących remontów, napraw i konserwacji budynków i lokali urzędu.
  • Prowadzenie bieżących napraw wyposażenia urzędu.
  • Zapewnienie utrzymania należytego porządku i czystości w budynkach i na terenie posesji urzędu.
  • Zapewnienie dekoracji i oflagowania budynków urzędu.
  • Zapewnienie prawidłowego stanu technicznego i funkcjonowania pojazdów służbowych.
  • Przeprowadzanie wymaganych przeglądów technicznych pojazdów służbowych.
  • Prowadzenie wymaganej przepisami ewidencji przebiegu pojazdów służbowych.
  • Prowadzenie wymaganej przepisami dokumentacji technicznej budynków.
  • Bieżąca kontrola stanu technicznego urządzeń i prowadzenie wymaganej w tym zakresie dokumentacji.

Stanowisko ds. Obsługi Archiwum

  • Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych.
  • Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji.
  • Prowadzenie ewidencji zasobu archiwum.
  • Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
  • Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
  • Udostepnianie przechowywanej dokumentacji.
  • Przeprowadzanie kwerend archiwalnych.
  • Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
  • Przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
  • Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego.
  • Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją we współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
  • Kompletowanie, porządkowanie i udostępnianie przepisów prawnych oraz ich archiwizacja.

Biuro Obsługi Interesanta

  • Obsługa interesantów w zakresie kompleksowej informacji z zakresu funkcjonowania urzędu.
  • Prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu w formie papierowej i elektronicznej.
  • Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz opracowywanie okresowych analiz skarg i wniosków mieszkańców kierowanych do prezydenta.
  • Prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej.
  • Prowadzenie rejestru spraw wywieszanych na tablicy ogłoszeń.
  • Prowadzenie rejestru odwołań od wydanych przez Prezydenta decyzji administracyjnych.
  • Prowadzenie rejestru decyzji i postanowień SKO dotyczących wydanych decyzji administracyjnych prezydenta.
  • Zapewnienie właściwego doręczania i odbioru korespondencji urzędowej.
  • Prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta
  • Obsługa centrali telefonicznej.
  • Rozdział prasy na poszczególne wydziały urzędu.
  • Przygotowywanie korespondencji urzędowej wysyłanej za pośrednictwem poczty.
  • Wstępna rejestracja interesantów i prowadzenie stosownej dokumentacji w tym zakresie.

Stanowisko ds. Procesów IT

  • Wsparcie administrowania sieciami komputerowymi w Urzędzie.
  • Udział w opracowywaniu i wdrażaniu kompleksowego programu informatyzacji i komputeryzacji Urzędu.
  • Dbanie o nowoczesność rozwiązań planowanych do zastosowania w Urzędzie w zakresie informatyki oraz spójność ze standardami przyjętym w administracji państwowej.
  • Określanie i nadzór nad przestrzeganiem w Urzędzie standardów oraz parametrów sprzętu i oprogramowania komputerowego.
  • Prowadzenie spraw związanych z instalowaniem, konfigurowaniem i konserwacją urządzeń komputerowych oraz oprogramowania w Urzędzie.
  • Nadzór nad legalnością stosowanego oprogramowania i właściwego zabezpieczenia danych poprzez ich archiwizację oraz kontrolę antywirusową.
  • Wsparcie merytoryczne w sprawach związanych z zakupem sprzętu komputerowego i oprogramowania, ich serwisu oraz napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych.
  • Współdziałanie w organizowaniu szkoleń informatycznych pracowników Urzędu.
  • Udzielanie instruktażu i pomocy pracownikom Urzędu w sprawach związanych z pracą sprzętu i oprogramowania komputerowego.
  • Nadzór informatyczny nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie.
  • Prowadzenie gospodarki i ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania znajdującego się na wyposażeniu Urzędu.
  • Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów (na zlecenie Prezydenta w zakresie obsługi informatycznej).
  • Wsparcie informatyczne nad prawidłowością funkcjonowania systemów realizujących zadania zlecone z zakresu administracji rządowej.
  • Rozwój infrastruktury teleinformatycznej, poprzez przygotowywanie rocznych planów rozwoju i wdrażania nowych rozwiązań technicznych i systemowych w oparciu o realizację programów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
  • W ramach zapewnienia kompleksowej obsługi teleinformatycznej urzędu prezydent może zlecić wykonanie tych czynności podmiotowi zewnętrznemu.
  • Zasady nadzoru określane są każdorazowo w zawieranych umowach.

Stanowisko ds. BHP i P. POŻ

  • Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa pracy i p.poż.; opracowywanie i przedkładanie wniosków odnośnie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego urzędu.
  • Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych i pożarowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń.
  • Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków.
  • Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
  • Współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowozatrudnionych pracowników.
  • Opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego i przedstawianie ich do akceptacji Prezydentowi Miasta.
  • Współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników.
  • Prowadzenie instruktaży wstępnych, ogólnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego dla nowozatrudnionych pracowników i innych osób zatrudnionych w Urzędzie; prowadzenie ćwiczeń związanych z ewakuacją Urzędu na wypadek zagrożeń.
  • Sprawowanie nadzoru nad prawidłowością działania sprzętu i urządzeń p.poż., oznakowaniem i utrzymaniem dróg ewakuacyjnych.
  • Wykonywanie innych poleceń dotyczących spraw bezpieczeństwa i higieny zleconych przez bezpośredniego przełożonego.

Referat ds. Obsługi Przedsiębiorców

  • Przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
  • Przekazywanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji, zezwoleń, licencji oraz o wpisie do rejestru dzialaności regulowanej, zakazie wykonywania dzialalności określonej we spisie oraz o wykresleniu z rejestru.
  • Wydawanie licencji i zezwoleń na: sprzedaż napojów alkoholowych.
  • Udzielanie licencji na wykonanie transportu drogowego taksówką osobową.
  • Wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów na liniach komunikacji miejskiej.
  • Wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną oraz decyzji w sprawach czasowego odbierania zwierząt domowych.
  • Wydawanie decyzji na uprawę maku lub konopii włóknistych.
  • Prowadzenie targowisk miejskich.
  • Realizacja zadań dotyczących działalności rolniczej w tym w szczególności wydawanie decyzji w sprawach zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego.
  • Prowadzenie spraw dotyczących obiektów innych niż hotele, w których świadczone są usługi hotelarskie.
  • Udział w pracach komisji ds. szacowania szkód w gospodarstwach rolnych spowodowanych działaniem niekorzystnych zjawisk atmosferycznych i przesyłanie wniosków do dalszego wykorzystania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
  • Udzielanie informacji przedsiębiorcom w zakresie wspierania rozwoju działalności gospodarczej.

Redakcja strony: Wydział OrganizacyjnyRejestr zmian

Drukuj Liczba odwiedzin: 2272